ما هي الفاتورة الإلكترونية وكيفية إصدارها؟ الإجابة في 5 خطوات سهلة بالتفصيل

مضت 5 مراحل كاملة على صدور قرار التعامل بالفاتورة الإلكترونية، هل تعلم أنك كموظف في قسم الحسابات أو حتى صاحب عمل خاص، سيوفر عليك هذا القرار الكثير من الوقت والجهد، وهذا ما سنعرفك عليه من خلال هذا الدليل الشامل عن الفاتورة الإلكترونية، وكيفية التسجيل فيها خطوة بخطوة، قم بقراءة السطور القادمة ليكون تسجيل الفاتورة الإلكنرونية أسهل ما يكون!

شرح الفاتورة الإلكترونية مصر

نعلم أن البحث أجهدك في كيفية تسجيل الفاتورة الإلكترونية، والوصول لمعلومات متكاملة ومفيدة في هذه النقطة، ولابد أن أسئلتك تتمحور حول:

•  ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
• ما أهمية الفاتورة الإلكترونية؟
• كيفية التسجيل في الفاتورة الإلكترونية؟ 
• ما الأوراق المطلوبة لاستخراج الفاتورة الإلكترونية؟
• ما هو التكويد وكيف يتم؟

 كل إجابات هذه الأسئلة وأكثر ستجده في هذا الدليل، فـ تابع القراءة.

ما هي الفاتورة الالكترونية الجديدة؟

زاد البحث مؤخرًا عن الفاتورة الإلكترونية على الإنترنت، وذلك تماشيًا مع القرارات الجديدة، والتحول الرقمي للجمهورية الجديدة ضمن رؤية 2030 الذي يجعل التعاملات الإلكترونية إلزاميًا على الشركات بأحجامها المختلفة، وذلك على مراحل مختلفة بعدد شركات معين في كل مرحلة، فيجب أن تعرف في أي مرحلة شركتك الآن؟ وأن تبادر بسرعة التسجيل حتى لا تتعرض للغرامات.

يمكنك معرفة إذا كنت من الممولين المدرجين في المرحلة الخامسة أو السادسة من هنا 

كل ما عليك هو إدخال رقم التسجيل الضريبي في الخانة المخصصة له.

وبما أنك تقرأ هذه السطور الآن، فلابد أن تعرف لماذا الفاتورة الإلكترونية؟ وما أهميتها لك ولشركتك؟ 

ولكن في البداية لابد أن تعرف معنى الفاتورة الإلكترونية وهي:

« هي وثيقة رقمية تساعدك على حفظ البيانات وتبادلها عبر الإنترنت بسهولة بدلًا من التعاملات الورقية المتعبة، وتُستخدم الفاتورة الإلكترونية لإثبات معاملات البيع بغض النظر عن ما تحتويه إذا كان منتجات أو الخدمات وذلك من خلال منظومة الضرائب المصرية سعيًا للتخلص من التعاملات الورقية على مستوى جمهورية مصر العربية»

هذا بالنسبة لتعريف الفاتورة الإلكترونية، ولكن ما أهميتها لك ولشركتك؟

وداعًا للتعاملات الورقية! تعرف على 11 فائدة للفاتورة الإلكترونية:

1. انسى تخزين الفواتير الورقية في انتظار الفحص الضريبي من الآن
2. يتم الفحص الضريبي في خطوات أقل بكثير من قبل
3. يمكنك التواصل مع مصلحة الضرائب مباشرة إلكترونيًا بسهولة
4. تقلل الجهد المبذول لك إذا كنت موظف حسابات، أو المتابعة لك إذا كنت صاحب عمل
5.  تسهل  إعداد الإقرارات الضريبية 
6. تتأكد من تحقيق العدالة الضريبية لكل من أصحاب الأعمال والدولة
7. تسهل عملية اكتشاف الأخطاء المحاسبية والضريبية
8.  تحميك الفواتير الإلكترونية من التعامل مع الشركات الوهمية
9. شكل الفاتورة الإلكترونية موحد لكل الصناعات
10. يمكنك التوقيع عليها إلكترونيًا
11. لا يمكن التلاعب بها مطلقًا

كل هذه الفوائد تجعل الباب مفتوحًا تمامًا أمام الجميع لسرعة التسجيل بالقليل من المجهود والوقت مقارنة بذي قبل.

كيف يتم عمل الفاتورة الإلكترونية؟

تمر الفاتورة الإلكترونية بأكثر من مرحلة أثناء إنشاؤها على موقع مصلحة الضرائب المصرية، كل مرحلة تتطلب بعض الإجراءات التي تجعل الفاتورة سهلة القبول لدى مصلحة الضرائب. 

كيفية التسجيل في الفاتورة الإلكترونية؟ 

لابد أن تقوم بالتسجيل على موقع مصلحة الضرائب أولًا للتعامل بالفاتورة الإلكترونية، وهذا يتم بتحضير بعض الأوراق في البداية.

ما البيانات المطلوبة للتسجيل في الفاتورة الإلكترونية؟

طبقًا لمصلحة الضرائب المصرية، فإن تحضير هذه البيانات مهم جدًا لاستخراج الفاتورة الإلكترونية (يجب إرفاق صور لكل الأصول) وهي:

1. رقم تسجيل الشركة 
2. البريد الإلكتروني للشركة
3.  رقم هاتف – موبايل الشركة 
4. اسم مفوض الشركة (باللغة العربية – و الإنجليزية)
5. أصل الرقم القومي للمفوض 
6. رقم موبايل المفوض 
7. البريد الإلكتروني للمفوض 

والآن، جاء دور معرفة الخطوات اللازمة للاشتراك في الفاتورة الإلكترونية وتجنب الغرامات الناتجة عن التأخير في تفعيلها.

الخطوة الأولى: تجهيز الأوراق اللازمة للتسجيل في الفاتورة الإلكترونية

رائع! أنت الآن قمت بتجهيز كل البيانات اللازمة للتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية، الآن يجب عليك القيام ببعض الخطوات البسيطة لإكمال عملية التسجيل.

لابد أن تحصل على موعد إنشاء الحساب الرقمي الخاص بالفاتورة الإلكترونية، لذلك يجب عليك تجهيز التالي:

1- التوجه الى المأمورية التابع لها الممول وتقديم التفويض

يجب أن يكون التفويض معتمد من الشركة بتوقيع بنكي، أو أن يقوم المفوض بتقديم صورة التوكيل الرسمي من صاحب الشركة.

 2- يستلم الممول صورة من التفويض

لابد أن تكون الصورة مختومة بختم المأمورية.

3- يجب أن ترسل إيميل للمأمورية التابع لها 

لابد أن ترفق بالإيميل:

• صورة التفويض المختومة من المأمورية
• صورة شهادة التسجيل الضريبي
• صورة بطاقة الرقم القومي للمفوض

قم بإرسال الإيميل على أحد الإيميلات التالية:

• مركز كبار الممولين (eInvoice@eta.gov.eg)
• مركز متوسطي الممولين (MTC-einv@eta.gov.eg
• مركز كبار مهن حرة LPC-einv@eta.gov.eg) 

أما إذا واجهت مشكلة تخص قبول الدعوة للتسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية أو لديك أي استفسار بخصوص التسجيل، قم بإرسال المشكلة على الإيميل التالي:

support_einvoice@efinance.com.eg 

أو على رقم الخط الساخن لمصلحة الضرائب المصرية 16395

ولا تنسى أن يحتوي عنوان الإيميل – Subject على:

 (اسم الشركة – رقم التسجيل – الغرض من الإرسال (التسجيل). 

هل تختلف البيانات المطلوبة في تسجيل الفاتورة الإلكترونية باختلاف الشركة؟

الإجابة نعم، لأن لكل شركة وضع خاص بها، مثل الممول نفسه وصاحب الشأن وغيرها، إليك أهم 3 أنواع من الشركات:

1- المنشآت الفردية

في حالة أن المفوض هو نفسه مالك المنشأة، يتم تقديم التالي:

• البطاقة الضريبية 
• بطاقة الرقم القومي لصاحب الشأن
• في حالة تفويض أحد الأشخاص نيابة عن صاحب الشأن، يقوم بتقديم ما يفيد ذلك قانوناً (تفويض بنكي أو توكيل عام حديث)
• تحقيق الشخصية

2- شركات الأشخاص

يتم تقديم التالي:

• تفويض بنكي أو توكيل رسمي عام

يجب أن يكون حديث من ممثل الشركة بصفته وفي الحالتين يتعين وجود سجل تجارى حديث منذ ثلاثة شهور على الأكثر 

• تحقيق الشخصية الخاص بالمفوض

3- الشركات المهنية وشركات المقاصة

يتم تقديم التالي:

• تصريح مزاولة المهنة
•  كارنيه النقابة 
• بطاقة الرقم القومي للمفوض

كيفية تسجيل الفاتورة الإلكترونية على موقع الضرائب المصرية؟

توقع أن يصلك إيميل من مصلحة الضرائب المصرية يحتوي على موعد التسجيل، بعدها لابد أن تتوجه إلى المأمورية التابع لها في هذا الموعد لتقديم أصول المستندات المطلوبة التي قمت بإرسالها عبر البريد الإلكتروني وذلك للاطلاع عليها، ويتم تجهيز الحساب الرقمي في خلال 48 ساعة من موعد التسجيل.

الخطوة الثانية: التوقيع الإلكتروني

يجب أن تقوم بتفعيل التوقيع الإلكتروني، ولكن ما هو التوقيع الإلكتروني؟

ببساطة، هو توقيع رسمي للممول له أهمية بالغة في إثبات هوية المستخدم داخل المنظومة الإلكترونية، ويتم الاعتماد عليه بشكل كامل، فلا يمكن منح المصلحة الصلاحية لأي مستند أو فاتورة إلا بعد توقيعه إلكترونيًا، وذلك لضمان الأمان والخصوصية.

ما هي الأوراق اللازمة لتفعيل التوقيع الإلكتروني؟

1. صورة البطاقة الضريبية 
2. صورة إثبات شخصية المسؤول
3. صورة صحيفة الاستثمار
4. صورة المستخرج الرسمي للسجل التجاري

بعد تحضير هذه الأوراق يتوجب عليك الذهاب لأي من الجهتين التاليتين للحصول على استمارة التوقيع الإلكتروني:

•  شركة مصر للمقاصة للإيداع والقيد المركزي
• الشركة المصرية لخدمات التوقيع الإلكتروني 

الخطوة الثالثة: التكامل مع منظومة الضرائب المصرية

لابد أن تقوم بضبط جهازك بالتقنيات المتكاملة مع موقع مصلحة الضرائب المصرية لتسهيل تبادل البيانات ومراجعة الفواتير والفحص الضريبي، وذلك من خلال هذا الرابط:

https://sdk.preprod.invoicing.eta.gov.eg/ 

قم بتحميل شهادة UAT/PreProd 

الخطوة الرابعة: تسجيل الحساب الخاص

في هذه الخطوة تقوم بإنشاء حساب رقمي الذي يمكنك الدخول على المنظومة وإدارة المفوضين.

ومن الأخبار الجيدة أنك يمكنك إعطاء المفوض صلاحية التسجيل أيضًا وإضافة مفوضين إضافيين ليكون لديهم صلاحيات الدخول إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية والعمل من خلالها نيابة عنك!

ويمكنك فعل ذلك من خلال إدخال بعض البيانات الخاصة بالمفوض وهي:

• الاسم الأول
• الاسم الأخير
• الرقم القومي
• البريد الإلكتروني

بعد إنهاء خطوة التسجيل الأولى، تتسلم دعوة من مصلحة الضرائب على البريد الإلكتروني الخاص بك، قم بفتح هذه الدعوة واستكمال البيانات المطلوبة لتتمكن من تسجيل الحساب الرقمي.

تأكد من رقم الموبايل الذي تسجله لأنك ستقوم باستلام كود التأكيد أثناء متابعة التسجيل، وهو كلمة مرور لمرة واحدة OTP تقوم بإدخالها ومتابعة التسجيل.

الخطوة الخامسة: التكويد

يعتمد نظام مصلحة الضرائب المصرية نوعين من التكويد:

1. نظام التكويد العالمي GS1 
2. نظام التكويد الداخلي EGS 

ما هو نظام تكويد GS1؟

هو نظام تكويد عالمي معتمد من مصلحة الضرائب المصرية، ومن مميزاته أنه كود مميز لا يتشابه مع أي كود آخر، وذلك لتسهيل معاملاتك، ليس فقط في الفاتورة الإلكترونية وإنما بكود يظل ملاصق للمنتج/الخدمة الخاصة بك دائمًا في حالة التجديد السنوي مع  GS1 بأكواد GTIN، لتقوم باستغلاله في كل الأنشطة التي تريد التوسع بها الآن أو في المستقبل، مثل التجارة الإلكترونية وبيع منتجك أونلاين أو على منصات عالمية مثل أمازون. 

ما معنى GTIN؟

تدل الأحرف الأربعة GTIN على اختصار لـ Global Trade Item Number ومن اسمه يتضح أنك يمكنك استخدامه عالميًا بكل سهولة.

ما الذي يحتوي عليه رمز GTIN المميز؟

1. العلامة التجارية المالكة لهذا المنتج/الخدمة
2. وصف دقيق للمنتج.
3. الوزن الكلي.
4. وحدة قياس الوزن/الحجم.
5. البلد/ السوق المستهدفة لبيع المنتج
6. التصنيف العالمي للمنتج

بعد شراء أكواد GTIN من GS1 يمكنك تسجيل بيانات المنتجات على حسابك في موقع  GS1 ثم البحث عن هذه الأكواد على مصلحة الضرائب أثناء إصدار الفاتورة الإلكترونية لتجدها تحمل البيانات الكاملة لمنتجاتك/خدماتك وذلك لأن الأكواد يتم مشاركتها مع مصلحة الضرائب في خلال 24 ساعة فقط مما يوفر الوقت وانتظار قبول أو رفض الأكواد.

هل لديك أي سؤال بخصوص الفاتورة الإلكترونية عند اختيار تكويد GS1؟ قم بمراسلتنا على الإيميل التالي: einvoice@gs1eg.org

تُفضل الاتصال الهاتفي؟ تواصل معنا على الخط الساخن 16841 لمزيد من المعلومات

ما هو نظام تكويد EGS؟

هذا النظام ينطبق على المنتجات الخاضعة لنظام التكويد المصري، وفي هذه الحالة لابد لك أن تقوم بالعديد من الخطوات قبل الحصول على الكود المدرج في الفاتورة الإلكترونية.

4 خطوات لابد لك أن تفعلها إذا اخترت التكويد بنظام EGS:

1. قم بربط الأكواد بنظام تصنيف السلع العالمي GPC أولًا لتعرف الكود العالمي الخاص بفئة المنتج أو الخدمة.
2.  قم بتسجيل الأكواد على منصة الفاتورة الإلكترونية 
3. قم بإرسال الأكواد إلى مصلحة الضرائب للحصول على موافقة على الأكواد المستخرجة من GPC browser لتتمكن من استخدامها على المنتجات/الخدمات الخاصة بشركتك.
4. لابد أن تعرف أن الأكواد النهائية تتكون من:

• الكود الداخلي SKU 
• التصنيف العالمي GPC 
• رقم التسجيل الضريبي (مكون من 9 أرقام)
• اختصار EGS 

وفي هذه الحالة، لابد لك من الانتظار حتى تبدأ مصلحة الضرائب المصرية في مراجعة الأكواد وذلك قبل الإقرار بالموافقة عليها أو رفضها.

هل يمكن إلغاء أو تعديل الفاتورة الإلكترونية؟

بالطبع! يمكنك التعديل أو إلغاء الفواتير الإلكترونية إذا كان بها أي خطأ أو تعديل ما خلال 3 أيام بحد أقصى.

والآن بعد أن انتهيت من مرحلة التكويد تكون قد أنهيت كل مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية بنجاح! نتمنى أن تكون الخطوات سهلة وبسيطة وأن يكون دليل إنشاء الفاتورة الإلكترونية قد أجاب عن كل تساؤلاتك.

تواصل معنا!

نفخر بمساعدتنا لمئات العملاء في المراحل السابقة من الفاتورة الإلكترونية، وذلك بتوفير 3 خدمات رئيسية في منظومة الفاتورة الإلكترونية وهم:

1. التكويد العالمي للمنتجات/الخدمات
2. توفير معلومات موثوقة عن كل منتج/خدمة
3. مشاركة هذه البيانات مباشرة مع مصلحة الضرائب المصرية

وأخيرًا، يسعدنا تواصلك معنا إذا كان لديك أي أسئلة بخصوص نظام تكويد GS1 أو بخصوص الفاتورة الإلكترونية.

اتصل بنا على رقم: 16841 

أو ارسل لنا على الإيميل: einvoice@gs1eg.org 

أو قم بترك بياناتك هنا: (فورم الداتا) وسنقوم بالتواصل معك على الفور!